Dodržování zákonného postupu při objednávání služeb a zboží ****************************************************************************************** * ****************************************************************************************** Veřejná vysoká škola je institucí hospodařící s veřejnými zdroji a proto se na ni vztahuje Zákon č. 320/2001 Sb. o finanční kontrole. Ve smyslu tohoto zákona i ve smyslu vnitřních předpisů (Příkaz děkana č. 23/2011 [ URL "https://www.lf3.cuni.cz/3LF-869-version1- prikaz_2011_23_vystavovani_objednavek_v_programu_eis_jasu.pdf"] k vystavování objednávek v programu EIS – JASU; Směrnice děkana č. 6/2010 [ URL "https://www.lf3.cuni.cz/3LF-869-vers smernice_2010_06_obeh_ucetnich_dokladu_se_zapracovanym_dodatkem_c_1_2_3_a_4.pdf"] Oběh úče které tento zákon aplikují na fakultní podmínky, jsou všichni zaměstnanci povinni dodržova závazný postup při pořizování zboží a služeb, jehož časový sled bude doložitelný v ekonomi *========================================================================================= * 1. Vystavení objednávky *========================================================================================= Objednávky vyhotovuje příslušný příkazce operace nebo jím pověřený zástupce: • řešitel, případně spoluřešitel nebo koordinátor v případě, že objednávka je realizována poskytnutých v rámci výzkumných projektů na základě zák. č. 130/2002 Sb., o podpoře výzk experimentálního vývoje a inovací z veřejných prostředků a o změně některých související o podpoře výzkumu, experimentálního vývoje a inovací), tj. PRVOUK, UNCE, GA ČR, TA ČR, A rozvojových programů MŠMT apod., nebo • příslušný vedoucí oddělení děkanátu nebo • příslušný vedoucí základního pracoviště fakulty v případě, že objednávka je realizována práce tohoto pracoviště a z prostředků tomuto pracovišti poskytnutých z rozpočtu fakulty Objednávky se evidují v Ekonomickém informačním systému (dále jen „EIS“) s tím, že objedná tímto systémem lze použít i pro odeslání dodavateli. Pro jednotlivá pracoviště 3. LF UK, p správce rozpočtu oddělení adm. vědy a výzkumu v případech prostředků poskytnutých v rámci projektů a obdobných projektů a ostatních případech tj. v případech prostředků poskytnutýc rozpočtu fakulty, dary apod. vedoucí ekonomického oddělení. Příslušný příkazce operace pře elektronicky ke schválení správci rozpočtu. Tyto elektronické objednávky evidované v EIS n formuláři obsahují všechny požadované náležitosti, kterými jsou zejména identifikační údaj včetně IČO, DIČ, fakturační adresy – tyto údaje se doplňuji po výběru příslušného dodavate spravovaného ekonomickým oddělením 3. LF UK. Další údaje jako jsou předmět plnění, údaj o střediska, zakázky, a druhu nákladu (materiál, služba, opravy, DHM apod.) vyplňuje v EIS p Údaj o ceně musí obsahovat údaj bez DPH a výši DPH (základní nebo sníženou). Předběžnou finanční kontrolu provádějí před vznikem závazku příkazce operace a správce roz objednávku po svém schválení elektronickým podpisem. Objednávku příkazce operace zasílá do schválení správcem rozpočtu. Objednání plnění od druhé smluvní strany bez předchozího schv rozpočtu je nepřípustné. *========================================================================================= * 2. Akceptace objednávky smluvní stranou *========================================================================================= V první řadě je třeba připomenout, co je to smlouva, a v návaznosti na to definovat, co je Smlouva je dvou či vícestranné právní jednání, na základě kterého vzniká mezi smluvními st Smlouva zpravidla vzniká tak, že jedna strana činí návrh na uzavření smlouvy a druhá stran návrh přijímá. Smlouva však samozřejmě vzniká i v případě, že jedna strana zašle druhé str určitého zboží nebo služeb a tato svou objednávkou nabídku přijímá. Nebo ještě častěji jed zašle objednávku určitého zboží a druhá strana objednávku potvrdí telefonicky či tím, že r objednávky plní. Objednávka je zpravidla nabídkou na uzavření smlouvy. Jedná se o adresova jednání. Přijetím objednávky druhou stranou vzniká smlouva, která musí být uzavřena písemn požadavky na písemnost smlouvy splněny, objednávku již nepostačí akceptovat ústně či fakti Odsouhlasení/přijetí objednávky musí být písemné, aby byly splněny požadavky na písemnou f která odsouhlasením objednávky vznikne. K zachování písemné formy postačí zaslání přijetí rámci e-mailu – elektronické pošty s prostým elektronickým podpisem nebo i bez elektronick li určení jednající osoby stranám nepochybné. Objednávání jakéhokoli zboží či plnění na in zahraničních e-shopů) je jednáním směřujícím k uzavření smlouvy, nejčastěji smlouvy kupní, vznik smlouvy.  Při objednávání zboží či jiného plnění přes e-shop mohou být podmínky píse též splněny. Prvním projevem vůle (nabídkou) je volba konkrétního typu zboží nebo služeb, uzavírat smlouva. Prodávající zpravidla zašle potvrzení objednávky (akceptaci). Pokud by t potřeba si potvrzení vyžádat. Potvrzení (akceptace) objednávky se nevyžaduje u plnění do 5 DPH. Smlouva (tj. objednávka a její akceptace), kdy hodnota plnění přesáhne 50.000,- Kč be účinnosti vyžaduje uveřejnění v registru smluv podle zákona č. 340/2015 Sb., o registru sm smlouvy do registru smluv zajistí děkanát 3. LF UK neprodleně po akceptaci dané objednávky odeslanou příkazcem operace druhé smluvní straně, s uvedením jejího čísla, potvrdí druhá s mail ekonom(zavinac)lf3.cuni.cz [ MAIL "ekonom(zavinac)lf3.cuni.cz"] nebo veda(zavinac)lf3 "veda(zavinac)lf3.cuni.cz"] . Do registru se v požadovaném formátu uveřejní jak písemná ob písemná akceptace. Smlouva (objednávka), která musí být uveřejněna v registru smluv, nabýv nejdříve dnem jejího uveřejnění. V případě, že do registru smluv nebude zaslána smlouva sp danou zákonem nebo budou data neúplná (absence některých povinných údajů nebo dokumentace) smlouvu hledět, jakoby nebyla, de facto sice v registru smluv bude, ale de iure nikoliv, t smlouva nenabude účinnosti a bude neplatná. S neplatností smlouvy je spojen institut bezdů dle ObčZ tj. majetkový prospěch bez právního důvodu. Lhůta k zaslání smlouvy do registru s zákona maximálně 30 dní od uzavření smlouvy. *========================================================================================= * 3. Dodávky zboží, prací a služeb *========================================================================================= Dodávky zboží, prací a služeb jsou zajišťovány formou objednávek, smluv a nákupů za hotové prací a služeb s hodnotou do 100.000,- Kč bez DPH a dodávky na stavební práce s předpoklád do 200.000,- Kč bez DPH lze realizovat výzvou jednomu dodavateli k předložení cenové nabíd požadovaného plnění. Výzva se realizuje výhradně na základě schválené objednávky správcem nákupem provozních potřeb výhradně spotřebního charakteru lze uskutečnit placením v hotovo kartou, s tím, že platba v hotovosti nebo platební kartou je možná do celkové výše 10.000, nejedná-li se o nákupy drobného dlouhodobého hmotného majetku, tento nákup lze pořídit bez Dodávky zboží, prací a služeb s hodnotou od 100.000,01 do 400.000,- Kč bez DPH a dodávky n s předpokládanou hodnotou od 200.000,01 do 2.000.000,0- Kč bez DPH lze realizovat v uzavře na elektronickém tržišti, nebo přímou objednávkou schválenou správcem rozpočtu podle Směrn 3/2016, kterou se stanoví způsob zadávání veřejných zakázek malého rozsahu na 3. LF UK. Do prací a služeb s hodnotou plnění od 100.000,01 Kč do 400.000,- Kč bez DPH a dodávky na sta 200.000,01 do 2.000.000,- Kč bez DPH smí být realizovány pouze na základě písemné smlouvy. vůči třetím osobám, včetně uzavírání (podpisu) smluv, činí výlučně děkan. Příkazce operace příslušným oddělením děkanátu předloží po provedeném výběru dodavatele děkanovi k podpisu smlouvy podle Směrnice děkana č. 8/2008, kterou se upravuje uzavírání, oběh a evidence sml musí odsouhlasit vedoucí těch útvarů, kterých se plnění smlouvy dotkne. *========================================================================================= * 4. Fakturace dodávek zboží, prací a služeb *========================================================================================= Faktury jsou přijímány v podatelně fakulty, kde je vyhotoven doklad o přijetí faktury (prů a je opatřen podacím razítkem s datem ze samostatné evidence faktur. Faktury jsou zapsány evidence faktur. Prostřednictvím podatelny jsou předány ke zpracování příkazcům operace. P postup je upraven Směrnicí děkana č. 6/2010 [ URL "https://www.lf3.cuni.cz/3LF-869-version smernice_2010_06_obeh_ucetnich_dokladu_se_zapracovanym_dodatkem_c_1_2_3_a_4.pdf"] , kterou účetních dokladů. Příkazce operace provede formální kontrolu, zda fakturovaná cena dodávek a služeb odpovídá ceně předem smluvené. Správnost faktury potvrdí svým podpisem na průvodc neprodleně předá ekonomickému oddělení cestou oddělení adm. vědy a výzkumu jedná-li se o č poskytnutých v rámci výzkumných projektů na základě zák. č. 130/2002 Sb., tj. PRVOUK, UNCE AZV ČR, IP UK, rozvojových programů MŠMT apod., v ostatních případech fakturu předá přímo oddělení.   JUDr. Zdeňka Mužíková tajemnice 3. LF UK Článek ke stažení [ URL "3LF-960-version1-postupy_pri_obje